Ödeme & Borç (Cari) Takibi

Kuru temizleme, halı yıkama, lostra, terzi ve oto yıkama gibi hizmet işletmelerinde sürdürülebilir nakit akışı, sağlıklı bir cari yönetimi ile mümkün olur. Müşterinin cari bakiyesini doğru görmek, risk limitlerini tanımlamak, geciken alacakları sistematik olarak hatırlatmak ve tahsilatın farklı kanallardan (yazar kasa/POS, online ödeme, linkle tahsilat) akıcı biçimde yapılmasını sağlamak; hem finans hem de operasyon ekiplerinin ortak amacıdır. Bu modül; cari kart, ekstre, risk limiti, yaşlandırma raporları (30/60/90), hatırlatma akışları, kısmi/kapalı ödeme ve Excel/PDF çıktıları ile uçtan uca bir çözüm sunar.

Cari Kart ve Bakiye Mantığı

Her müşteri için tekil bir cari kart bulunur. Kart; borç/alacak hareketlerini, açık bakiyeyi, risk limitini ve ödeme geçmişini içerir. Şube bilgisini, iletişim tercihlerini (SMS/WhatsApp/e-posta), fatura/IRS bilgilerini ve vergisel alanları da barındırır. Aynı müşterinin birden fazla şubede işlemi varsa bakiyeler konsolide görünür; şube bazlı detay da tek tıkla ayrıştırılır.

Ödeme Kanalları ve Entegrasyon

• Yazar kasa/POS: Ödeal, Hugin, Pavo; Azerbaycan’da SmartOne ve Omnitech ile tahsilatlar otomatik eşleşir.
• Online ödeme: PayTR ve iyzico ile kartla ödeme, güvenli 3D, kısmi/tam iade ve başarısız işlem geri dönüşleri.
• Ödeme linki: Cari karttan tek tıkla link oluşturma; müşteriye SMS/WhatsApp ile gönderme ve durum takibi.
• Nakit/çek/havale: Kasadan veya banka hareketinden manuel/yarı otomatik eşleme; dekont notu ve belge eki.

Risk Limiti ve Kural Motoru

Her müşteri için bir risk limiti belirleyebilirsiniz. Limit aşıldığında sistem; kasada uyarı verir, online siparişte sepeti “ön onay”a düşürebilir veya yalnızca peşin ödemeye izin verebilir. Kurala bağlı olarak “limitin %80’i aşıldı” gibi erken uyarılar da tanımlanabilir. Kurumsal müşterilerde limitler grup (şirket–şube–çalışan) bazında kurgulanabilir.

Yaşlandırma (Aging) ve Önceliklendirme

Geciken bakiyeleri 30/60/90+ gün kırılımında görerek tahsilat önceliği belirlersiniz. Yaşlandırma raporu; şube, müşteri grubu, ödeme kanalı, sipariş türü ve kampanya etkisine göre filtrelenebilir. “En riskli 20 müşteri” gibi hazır kısayollar, saha/kasa ekiplerine aksiyon listesi sağlar.

Hatırlatma Akışları (Dunning) ve Mesaj Şablonları

Geciken bakiyelerde nazik ama etkili bir dunning akışı kurmak mümkündür. Örnek akış:

1. Vade +2 gün: SMS/WhatsApp ile bilgilendirme, ödeme linki.
2. Vade +7 gün: İkinci hatırlatma; ekstre PDF bağlantısı, “taksit/planlama” seçenekleri.
3. Vade +14 gün: Arama görevi; IP santral ile “geri arama” takibi ve görüşme notu.
4. Vade +30 gün: Yumuşak kısıtlama (ör. yeni siparişte peşin ödeme şartı) ve yöneticiye bildirim.

Mesaj metinleri kişiselleştirilir: {ad}, {bakiye}, {vade}, {link}, {sube}. İzin (opt-in) ve sessiz saat kuralları SMS/WhatsApp modülüyle uyumludur.

Kısmi, Çoklu ve Çapraz Ödeme Senaryoları

• Kısmi ödeme: Cari bakiyenin bir kısmı kapatılır; kalan bakiye ve faiz (varsa) otomatik hesaplanır.
• Çoklu ödeme: Aynı işlemde kart + nakit + bonus kombinasyonu; yazar kasa/online ödeme ile senkron.
• Çapraz eşleme: Tek ödeme birden çok fatura/siparişe dağıtılabilir; ekstrede net görünürlük sağlanır.
• İade/mahsuplaşma: iade edilen tutar; cari alacaktan düşülür veya müşterinin cüzdanına/bonusa aktarılır.

Ekstre, Excel/PDF Çıktıları ve Paylaşım

Her cari kart için ekstre (dönem başlangıcı–bitişi, bakiye devri, borç/alacak hareketleri) üretilir. Ekstre; Excel ve PDF olarak dışa aktarılır. PDF tarafında logo, üst/alt bilgi, sayfa numarası ve tarih damgası konfigüre edilebilir; “İç Kullanım/Özel” gibi gizlilik etiketleri eklenebilir. Excel çıktıları; UTF-8 karakter seti, yerel tarih/para biçimleri ve pivot dostu “uzun” formatla gelir.

e-Fatura/e-Arşiv ve Cari Uyum

e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin oluşturma, iletim ve iptal durumları cari akışa bağlanır. Ödeme alındığında e-belge durumu ekstreye not düşer; iptal/iade senaryolarında düzeltme hareketleri otomatik yansır. Böylece ekibiniz; “tahsilat yapıldı ama belge durumu ne?” sorularına tek ekrandan yanıt verir.

Raporlama: Cari Risk, Koleksiyon ve KPI

• Risk doluluk: Limit doluluk oranı; kısıtlanan müşteriler listesi.
• Tahsilat KPI: Gün/hafta/ay tahsilat; başarısız/başarılı oran, hatırlatma dönüş oranı.
• Top borçlular: İlk 20 müşteri; şube/kategori kırılımı ve son ödeme tarihi.
• Yaşlandırma ısı haritası: 30/60/90+ gün dağılımı; trend ve sezon etkisi.

Çoklu Şube ve Yetkilendirme

Merkez; tüm şubelerin cari özetini görürken, şube kullanıcıları yalnızca kendi müşteri bakiyelerini görüntüler. Rol bazlı yetki ile “ekstre görüntüle/indir”, “ödeme ekle”, “limit değiştir” gibi yetkiler ayrı ayrı atanır. Denetim izleri; kim, ne zaman, hangi alanı değiştirdi bilgisiyle saklanır.

Operasyonel En İyi Uygulamalar

• Standart kodlar: İade/indirim/iskonto kodlarını sözlükle yönetin; raporlar karşılaştırılabilir olsun.
• Net metinler: Hatırlatma şablonlarında nazik, net ve aksiyona çağıran (ödeme linki) yapı kullanın.
• Limit disiplini: İlk sözleşmede limit belirleyin; istisnaları not ve onay akışıyla yönetin.
• Excel standartları: Kolon adlarını ve tarih/para biçimlerini sabitleyin; denetimde hız kazanın.

SSS

Toplu ekstre gönderebilir miyim? Evet. Filtrelediğiniz müşteri grubuna PDF ekstre bağlantısını toplu mesajla paylaşabilirsiniz.

Ödeme linki güvenli mi? PayTR/iyzico altyapısı ile tekil, SSL’li ve zaman sınırlı linkler üretilir; durum takibi raporlanır.

Limit aşıldığında sipariş kapanır mı? Kuralınıza bağlıdır. Uyarı, peşin ödeme zorunluluğu veya ön onay akışı seçilebilir.

Yaşlandırma raporunu Excel’e alabilir miyim? Evet. Uygulanan filtrelerle aynı görünüm Excel/PDF’e aktarılır.