Neden e-Fatura & e-Arşiv Entegrasyonu?

Kuru temizleme, halı yıkama, terzi, lostra ve oto yıkama gibi hizmet işletmelerinde faturalama; kasa yoğunluğu, teslimat zaman baskısı ve personel değişkenliği nedeniyle en çok hata yapılan noktalardan biridir. e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonu, tüm belge üretimini yazılımın içinde güvenli ve düzenli bir akışa bağlayarak hatayı ve iş yükünü azaltır. Kağıt çıktı ve manuel arşiv zorunluluğu ortadan kalkar; belgeler elektronik olarak güvenle saklanır, denetim anında saniyeler içinde bulunur. Kısacası; hız, doğruluk ve mevzuata uyum tek panelde birleşir.

Temel Kavramlar: e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Fark

e-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri üzerinden alıcı ve satıcı arasında Uygulamalar Arası şekilde iletilen elektronik faturadır. Alıcı da e-Fatura mükellefiyse belge doğrudan sistemler arasında gider. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara (ör. bireysel müşteriler) elektronik ortamda düzenlenen ve elektronik olarak saklanan faturadır. Günlük perakende satışlarda çoğu işletme e-Arşiv faturayı tercih eder; kurumsal müşterilerde ise e-Fatura devreye girer. Yazılım, her iki senaryoyu da tek akıştan yönetir.

Süreç Akışı: Kasadan Teslimata Kadar Otomasyon

1. Sipariş Kapanışı: Ürün/işlem tamamlanır, kasa ekranında tahsilat yapılır (nakit, kart, online ödeme, veresiye).
2. Belge Tipi Otomatik Seçimi: Müşteri kartındaki vergi bilgileri ve mükellefiyet kontrolü sayesinde sistem e-Fatura mı e-Arşiv mi kesileceğini otomatik belirler.
3. Belge Üretimi: Bilgiler siparişten otomatik taşınır; hatalı tutar, KDV oranı ya da ürün adı yazım hatası riski azalır.
4. GİB Entegrasyonu: Uygun formatta (UBL-TR) belge hazırlanır, sistemden GİB’e iletilir ve yanıt durumları (başarılı, beklemede, hata) anlık görüntülenir.
5. Elektronik Teslim: Müşteriye e-posta/SMS linkiyle fatura PDF’i iletilir; talep eden müşteriye kağıt çıktısı alınabilir.
6. Arşiv ve Arama: Tüm belgeler elektronik arşivde saklanır, tarih/müşteri/numara ile saniyeler içinde bulunur.

Ödeme Sistemleriyle Uyum: POS, Online Ödeme ve Veresiye

Kasadaki kredi kartı ödemeleri (yazar kasa POS), kapıda mobil POS satışları ve web’den alınan online ödemeler (y. ör. PayTR, Iyzico vb.) doğrudan siparişe işlenir. Fatura, tahsilatla eşzamanlı oluşturulabilir; böylece “tahsil ettiğim iş için fatura kesmeyi unuttum” sorunu sona erer. Veresiye (cari) çalışan kurumsal müşterilerde tek tıkla toplu fatura oluşturma desteklenir; dönem sonunda cari mutabakat ve hesap ekstresi üretmek kolaylaşır.

Kullanım Senaryoları (Sektörlere Göre)

Kuru Temizleme

Gömlek/ütü, takım, kaban gibi kalemler stok kartı olmadan hizmet satırı olarak hızlıca faturalandırılır. Müşteri bireyselse e-Arşiv; sözleşmeli kurumsal müşteri ise e-Fatura kesilir. Faturalar sipariş numarasıyla ilişkilendirilir; iade ya da yeniden işlem durumunda iptal/yeniden düzenleme kayıtları saklanır.

Halı Yıkama

Halıların metrekare ve adet bilgileri siparişten otomatik gelir; KDV oranı hizmet tipine göre kuralla atanır. Adresten alım yapan ekip mobil cihazdan tahsilat alırsa fatura anında oluşturulur ve müşteriye SMS ile bağlantı gönderilir. Toplu kurumsal işler için aylık tek fatura kesme akışı kullanılabilir.

Terzi & Lostra

Tadilat veya tamir kalemleri (paça, daraltma, fermuar, boyama, topuk değişimi vb.) menüden seçilerek hızlı faturalama yapılır. Parçalı teslimde her teslimat için kısmi faturalama mümkündür. Serbest meslek makbuzu (e-SMM) senaryosu gereken işler için ayrı profil tanımlanabilir.

Oto Yıkama

Detay iç-dış, koltuk yıkama, boya koruma gibi paketler POS veya QR ile ödenir; kasada bekleme süresi bir dakikanın altına iner. Faturalar QR kodlu PDF olarak paylaşılır; kurumsal anlaşmalarda aylık konsolidasyon yapılır.

Doğruluk İçin Akıllı Kurallar

• KDV ve Tevkifat: Hizmet türü ve müşteri profilinde ön tanımlı oranlar; personelin yanlış oran girmesini önler.
• Belge Serisi ve Numara Yönetimi: Şube bazlı seri tanımları; tek seriden farklı şubeler fatura kesse bile karışıklık olmaz.
• Zorunlu Alan Kontrolü: Vergi no/TC, unvan, adres gibi alanlar boşsa sistem fatura üretimini durdurarak kullanıcıyı uyarır.
• İptal/İade Akışları: Hatalı belge için iptal ve yeniden düzenleme; iade senaryosunda negatif satır veya karşı belge.

Doküman Üretimi: UBL-TR, PDF ve Paylaşım

Sistem, e-Fatura/e-Arşiv için UBL-TR standartlarına uygun XML belgesini üretir; eşzamanlı olarak markanıza uygun PDF tasarımını oluşturur. PDF’te QR veya karekod bulunabilir; müşteri telefonundan faturayı doğrulamak için kolay erişim sağlar. Dilerseniz e-posta ile otomatik gönderim, SMS ile tek tık indir linki paylaşımı ve müşteri portalında görüntüleme açılabilir. Tüm belge versiyonları değiştirilemez şekilde arşivlenir.

Şube ve Kullanıcı Bazlı Yetkiler

Çok şubeli yapılarda her şube kendi seri ve mali ayarlarıyla çalışabilir; merkez ise tüm belgeleri toplu görür. Kullanıcı rollerine göre “fatura kesebilir”, “iptal edebilir”, “değiştirebilir” gibi izinler kısıtlanır. Böylece hem hatalar azalır hem de mali kayıtların bütünlüğü korunur. Denetim izleri (audit log) ile kim, ne zaman, ne yaptı sorusunun cevabı tek tık uzaktadır.

Raporlama ve Denetim Hazırlığı

Tarih aralığı, şube, kullanıcı, ödeme tipi ve müşteri kırılımlarında fatura raporları üretilebilir. Ciro/KDV dağılımı, iade oranları, ortalama belge tutarları gibi göstergeler yönetim kararlarını destekler. Excel/PDF dışa aktarımla mali müşavirinize dosyaları paylaşmak saniyeler sürer. Arama ekranında fatura no, sipariş no, cari kod gibi alanlarla milisaniye düzeyinde sonuç bulunur; denetim süreçlerinde belgeye anında erişilir.

Hız için Kısayollar ve Toplu İşlemler

• Toplu Fatura: Seçili siparişleri birleştirerek tek faturada kesme.
• Hızlı İade: İptal/iade kısayolu ile önceki belgeden alanlar otomatik taşınır.
• Şablon Satırlar: Sık kullanılan hizmet satırlarını favorilere ekleyip tek tıkla ekleme.
• Otomatik Belge Gönderimi: Kasada tahsilat tamamlanınca PDF’in mail/SMS ile paylaşımı.

KVKK ve Güvenlik

Müşteri verisi işlenirken açık rıza ve aydınlatma süreçleri kayıt altına alınır. Sistem erişimleri rol bazlıdır; iki aşamalı doğrulama, güçlü parola ve oturum zaman aşımı ile korunur. Fatura içeriğine erişim, yalnızca yetkili kullanıcılar içindir; dışa aktarım ve yazdırma da yetkiye bağlanabilir. Yedekleme ve felaket kurtarma planı ile veriler güvence altındadır.

Uygulama Önerileri

• Standart fiyat ve vergi sözlüğü oluşturun: Satır adları ve oranları tüm şubelerde aynı olsun.
• Belge serilerini şube bazında belirleyin: Seri/numara çakışmasını önler.
• Otomatik e-posta/SMS gönderimini açın: Müşteri deneyimini iyileştirir, çağrı yükünü azaltır.
• Toplu fatura kuralı tanımlayın: Kurumsal müşteriler için ay sonu konsolidasyonu hızlandırır.
• İptal/İade prosedürü yazın: Kim, hangi durumda hangi belgeyi düzenler; hataları ve ceza riskini düşürür.

Sonuç

e-Fatura ve e-Arşiv entegrasyonlu faturalama modülü; hız, doğruluk ve mevzuata uyumu tek platformda buluşturur. Kasa işlemi biter bitmez doğru belge otomatik oluşur, müşteriyle anında paylaşılır ve elektronik arşivde güvenle saklanır. Şube bazında yönetilen seri/numaralar, raporlar ve kullanıcı yetkileri; büyüyen işletmelerde standardı korur. Bu sayede hem mali riskler azalır hem de operasyonel verimlilik belirgin biçimde artar.