Detaylı Raporlama & Excel/PDF Çıkışları

Kuru temizleme, halı yıkama, lostra, terzi ve oto yıkama gibi hizmet işletmelerinde doğru raporlama; kârlılığı, ekip verimliliğini ve müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler. Günün sonunda yalnızca “toplam ciro”yu görmek yetmez; hangi şubede hangi saat diliminde yoğunluk yaşandığını, hangi hizmetlerin sepeti büyüttüğünü, hangi kampanyaların geri dönüş sağladığını ve hangi sipariş adımlarında gecikmeler oluştuğunu net olarak bilmek gerekir. Bu sayfa, sistemin sunduğu detaylı raporlama altyapısını ve tek tıkla Excel/PDF dışa aktarımları ile veriyi nasıl hızla eyleme dönüştürebileceğinizi anlatır.

Neden Detaylı Raporlama?

• Veriye dayalı karar: Tahmine değil trendlere, gerçek zamanlı ölçümlere dayanırsınız.
• Operasyonel görünürlük: Alım–işlem–hazır–teslim aşamalarındaki darboğazları anında tespit edersiniz.
• Kârlılığı artırma: Hizmet kârlılığı, kampanya ROI’si ve şube performansı netleşir.
• Şeffaf ekip takibi: Personel bazlı KPI’lar; hız, kalite ve iade oranı gibi metriklerle ölçülür.
• Uçtan uca finans: POS/yazar kasa ve online ödeme (PayTR/iyzico) verileri faturalama ile eşleşir.

Rapor Kapsamı: İşin Tüm Boyutları

1) Satış & Gelir

• Gün/hafta/ay: Zaman serisiyle ciro, sepet, sipariş sayısı ve kârlılık (opsiyonel maliyet girişleriyle) takibi.
• Kanal kırılımı: Mağaza içi, telefon/çağrı merkezi, online sipariş; kanal başına dönüşüm ve bilet ortalaması.
• Ödeme türü: Kart, nakit, linkle ödeme, ön ödemeli paket/bonus kullanım oranı.
• İade/iptal: Neden kodları, kısmi/tam iade toplamı; trend ve kasiyer etkisi.

2) Sipariş & Operasyon

• Aşama bazlı akış: Alım–kabul–işlem (yıkama/ütü/tamir)–kalite–paketleme–teslim.
• Süreler: Her aşamada ortalama bekleme/çevrim süresi; SLA uyumu ve alarm eşikleri.
• Etiket ve izlenebilirlik: Barkod/QR ile istasyon geçişleri; kayıp/eksik ürün alarmı.

3) Şube & Bölge Performansı

• Şube karşılaştırma: Ciro, adet, sepet, iade; yoğun saat dilimleri ve kaynak planlaması.
• Bölgesel bakış: Kurye/pick-up bölgelerinde talep eğrisi ve slot doluluk oranları.

4) Finans & Cari

• Tahsilatlar: POS/yazar kasa (Ödeal, Hugin, Pavo; AZ’de SmartOne/Omnitech) ve online ödemelerin (PayTR, iyzico) konsolide görünümü.
• Cari hesap: Müşteri bazlı borç/alacak, gecikme listeleri ve hatırlatma geçmişi.
• e-Belge durumu: e-Fatura/e-Arşiv oluşturma, gönderim cevabı ve iptal süreçlerinin raporu.

5) Kampanya & Sadakat

• ROI: “4 getir 3 öde”, yüzde indirim, puan/bonus ve hediye kampanyalarının geri dönüş analizi.
• Segment etkisi: Yeni/aktif/uykuda müşteri gruplarında kampanya performansı.

6) Personel & Verimlilik

• KPI’lar: İşlem sayısı, iade oranı, hedefe uyum, kasiyer tahsilat performansı.
• Vardiya/puantaj ilişkisi: Fazla mesai ve üretim çıktıları birlikte incelenir.

7) Müşteri & CRM

• Yaşam boyu değer (LTV): Ziyaret sıklığı, hizmet karması, iletişim kanalı tercihleri.
• Arama–mesaj entegrasyonu: IP santral/Caller ID ile çağrı logları; SMS/WhatsApp bildirim etkileri.

Filtre, Segment ve Pivot: Veriyi Dilediğiniz Gibi Çevirin

Raporlar; tarih aralığı, şube, kullanıcı, hizmet tipi, kampanya, ödeme türü gibi çoklu filtrelerle daraltılır. Segmentler (ör. “son 90 günde gelmeyenler”, “altın üyeler”, “paket kullananlar”) kaydedilip tekrar uygulanabilir. Pivot desteği ile satır/sütun alanları yer değiştirerek aynı veri farklı açılardan analiz edilir. Örneğin, satırlarda şubeleri, sütunlarda ayları; değer alanında ciroyu gösterip tek bakışta bölgesel trendi yakalarsınız.

Grafikler ve Panolar

• Zaman serileri: Gün/hafta/ay kırılımı; geçen dönemle karşılaştırma ve hareketli ortalama.
• Dağılım grafikleri: Ödeme türü, hizmet karması, kampanya katılım yüzdeleri.
• Hedef–gerçekleşen kartları: Şube hedefleri, kişi/istasyon hedefleri ve uyarı renkleri.
• Canlı panolar: Gün içi sipariş akışı, gecikenler, kapıda ödeme bekleyenler.

Uyarılar ve Eşikler

Kritik metrikler için eşik tabanlı uyarılar tanımlanır. Örnekler:

• “Hazırda geciken sipariş sayısı > 10” olduğunda yöneticilere bildirim.
• “İade oranı %X’i aştı” ise kalite ekibine görev açma.
• “Günlük ciro hedefi %80’in altında” ise kampanya hızlandırma önerisi.
• “Çağrı bekleme süresi > 90 sn” ise ek hat açma/geri arama kuyruğunu devreye alma.

Excel/PDF Dışa Aktarım: Paylaş, Denetle, Arşivle

• Tek tık indir: Görüntülediğiniz raporu, uygulanan filtrelerle birlikte Excel veya PDF olarak dışa aktarın.
• Kolon seçimi: İhtiyacınız olmayan alanları kaldırıp çıktıyı sadeleştirin.
• Sayfa ayarı (PDF): A4/A3 boyut, dikey/yatay yön, kenar boşlukları, otomatik sayfa numarası ve tarih damgası.
• Markalama: Üstbilgi/altbilgi, logo, başlık ve rapor notu ekleme; gizlilik etiketi (örn. “İç Kullanım”).
• Grafikler: Grafikler PDF’de yüksek çözünürlükte; Excel’e tablo + veri olarak aktarılır.
• Yerel biçimler: Tarih/para birimi yerel ayarlara göre; Türkçe karakter uyumlu (UTF-8 kodlama).

Sektörel Örnekler

Kuru Temizleme & Terzi

Parça bazlı hizmetlerde iade oranını düşürmek için “hata nedeni” raporunu kullanın. Aynı gün içindeki yoğunluk saatlerine göre vardiyayı ayarlayarak bekleme süresini azaltın. Kampanya döneminde gömlek/ütü paketinin sepet etkisini kontrol edin; düşük ROI veriyorsa kuralı değiştirin.

Halı Yıkama

m² bazlı fiyatlar ve ek işlem (leke/özel bakım) gelirlerini ayrı izleyin. Slot doluluk raporuyla araç/kurye kapasitesini optimize edin; iptal/no-show oranı yükseliyorsa hatırlatma bildirimlerini sıklaştırın. Bölgesel talep ısı haritasını şube planlamasında kullanın.

Lostra

Hızlı servislerde “ek hizmet” satışının sepeti nasıl büyüttüğünü görün. Yoğun saatlerde işlem sürelerini kısaltan istasyonlara prim/teşvik uygulayın. Boya/onarım kalemlerinde iade nedenlerini kaliteye geri besleyin.

Oto Yıkama

Paket satışlarının yenileme oranlarını takip edin; aboneliklerde “yaklaşan bitiş” uyarılarıyla churn’i azaltın. Hafta sonu/dönemsel yoğunluğa göre personel planı yapın, bekleme sürelerini panoda canlı izleyin.

Çoklu Şube ve Kanal Birleştirme

Merkez; tüm şubelerin satışlarını, iptal/iade ve tahsilat dağılımını tek grafikte görür. Online sipariş, mağaza içi ve telefon kanalları tekleştirilir; POS/yazar kasa ve online ödeme kayıtları e-belge akışıyla eşleştirilir. Farklı fiyat/slot/kampanya kuralları rapora “etiket” olarak yansıtılır; böylece karşılaştırma adil yapılır.

Veri Doğruluğu, Erişim ve Güvenlik

• Yetkilendirme: Hangi raporu kimin göreceği rol bazında tanımlanır; hassas finans raporları yalnızca yetkili kullanıcılara açıktır.
• İzlenebilirlik: Rapor oluşturma/indirme hareketleri loglanır; denetim izi korunur.
• Standart kodlar: İade/iptal ve hata nedenlerinde ortak sözlük; kıyaslanabilirlik sağlanır.

Kurulum ve En İyi Uygulamalar

1. Hedefleri tanımlayın: Şube/ekip hedefleri ve kritik KPI’lar (SLA, iade, ciro, sepet) belirlenmeli.
2. Rapor setini sade tutun: Çok sayıda rapor yerine, karar aldıran panoları önceliklendirin.
3. Filtre favorileri: Sık kullanılan segmentleri kaydedip ekiple paylaşın.
4. Alarm eşikleri: Gecikme, iade, düşen ciro için uyarı kurallarını baştan tanımlayın.
5. Excel/PDF standardı: Çıktı şablonları (logo, üstbilgi, tarih/saat) ve sayfa düzeni standartlaştırılmalı.
6. Eğitim & disiplin: “Not girme”, “neden kodu” gibi alanların doldurulması rapor kalitesini belirler.

SSS (Sık Sorulan Sorular)

Raporlar gerçek zamanlı mı?
Operasyonel raporlar anlık güncellenir; bazı konsolide panolar dakikalar seviyesinde yenilenir.

Excel ve PDF çıktısında görseller bozulur mu?
PDF’de grafikler yüksek çözünürlüklü üretilir; Excel’de tablo + veri formatı korunur.

Kendi özel şablonumu kullanabilir miyim?
Evet. Logo, başlık, üst/alt bilgi ve sayfa numarası içeren PDF/Excel şablonları tanımlanabilir.

Çoklu şube karşılaştırmasını nasıl yaparım?
Şube alanını satıra, tarihi sütuna; değer alanına ciro/adet metriklerini koyarak pivot ile kıyaslayın.

POS ve online ödemeleri aynı raporda görebilir miyim?
Evet. Yazar kasa/POS ve PayTR/iyzico ödemeleri konsolide edilir; e-belge akışıyla tutarlılık kontrolü yapılır.