Personel Yönetimi & Maaş Takibi

Kuru temizleme, halı yıkama, lostra, terzi ve oto yıkama gibi hizmet işletmelerinde personel bilgilerini düzenli tutmak ve ödeme süreçlerini şeffaf biçimde yönetmek; maliyet kontrolünden ekip motivasyonuna kadar pek çok alanda belirleyicidir. Bu modül, vardiya/izin veya puantaj takibi gerektirmeden; personel kartları, maaş planı, ödeme geçmişi, avans–masraf ve isteğe bağlı prim/komisyon akışlarını tek panelde bir araya getirir. Excel/PDF çıktıları, denetim izleri ve çoklu şube uyumu ile hem operasyonun hem de muhasebenin ihtiyaçlarına cevap verir.

Neden Bu Modül?

• Merkezi kayıt: Personel bilgileri (iletişim, pozisyon, şube, işe giriş) tek yerde, güncel ve denetlenebilir.
• Ödeme disiplini: Maaş planı, ek/kesinti kalemleri ve ödeme günleri standartlaşır; sürpriz maliyetler azalır.
• Avans–masraf kontrolü: Talepler kayıt altındadır; onay sonrası bordro özetiyle otomatik mahsup edilir.
• Prim/komisyon (opsiyonel): Satış veya kalite hedeflerine bağlı basit formüllerle motivasyon artar.
• Çoklu şube görünürlüğü: Şube bazlı maliyet ve toplamlar anında görülür; merkezde konsolide rapor oluşur.
• Excel/PDF çıktıları: Bordro özetleri ve raporlar tek tıkla paylaşılır, denetim süreçleri hızlanır.
• Uyum ve izlenebilirlik: Yetki bazlı erişim, değişiklik logları ve KVKK’ya uygun veri işleme.

Modül Kapsamı

• Personel kartı: Ad-soyad, iletişim, görev/pozisyon, bağlı şube, işe giriş tarihi; sözleşme/evrak dosyaları.
• Maaş planı: Ücret türü (sabit veya karma), ödeme periyodu (aylık vb.), ek ödeme ve kesinti başlıkları.
• Ödeme geçmişi: Her dönem için net/brüt, ek-kesinti kalemleri ve ödeme yöntemi (banka/nakit) kayıt altına alınır.
• Avans yönetimi: Talep tutarı, nedeni, onaylayanı ve ödeme tarihi; kalan avans bakiyesi hesaplanır.
• Masraf yönetimi: Masraf türleri (yol, kıyafet, sarf vb.), belge/foto ekleri ve onay akışı; bordroda mahsup.
• Prim/komisyon (opsiyonel): Basit oran formülleri (ör. satış veya kaliteli işlem başına); üst/alt sınır tanımı.
• Raporlama: Şube/personel bazlı toplam maaş, avans bakiyesi, masraf dağılımı ve prim ödemeleri.
• Excel/PDF bordro özeti: Filtrelenmiş görünümleri aynen dışa aktarın; PDF’de logo/başlık/sayfa no ekleyin.

İş Akışı: Tanımlamadan Ödemeye

1. Personel tanımı: Kart oluşturulur; şube, görev ve işe giriş tarihi belirlenir. Gerekliyse sözleşme/evrak dosyaları eklenir.
2. Maaş planı: Ücret türü ve ödeme periyodu tanımlanır; dönemsel ek/kesinti başlıkları (ör. yol, yemek) kaydedilir.
3. Avans–masraf: Personel talepleri sisteme girer; onay sonrası ilgili dönem bordrosuna otomatik yansır.
4. Prim/komisyon (opsiyonel): Satış veya kalite göstergesine bağlı basit oran uygulanır; üst/alt sınır korunur.
5. Bordro özeti: Dönem sonunda net/brüt, ek/kesinti, avans/masraf mahsupları görünür; muhasebeye aktarılır.
6. Arşiv ve denetim: Ödeme makbuzları, onay kayıtları ve PDF/Excel çıktıları arşivde saklanır; değişiklikler loglanır.

Prim/Komisyon: Basit ve Şeffaf Kurgu

Vardiya/izin veya puantaj olmadan da prim/komisyon modeli, satış/kalite gibi kolay ölçülebilir çıktılara bağlanarak çalışabilir. Örneğin kasada tahsil ettiği tutar üzerinden yüzde oran, ya da “iade oranı düşük kasiyer” için sabit prim gibi kurgular oluşturulur. Prim hesaplamasında; negatif davranışları önlemek için üst/alt sınır ve iade/indirim etkisini hesaba katan katsayılar önerilir. Böylece adil, anlaşılır ve denetlenebilir bir motivasyon yapısı elde edilir.

Avans ve Masraf Yönetimi

Avans ve masraf süreçleri şeffaflaştıkça bordroda sürprizler azalır. Avans talebi; tutar, açıklama, beklenen ödeme tarihi ve onaylayan kişiyle sistemde görünür. Masraf fişleri tarih, kategori ve açıklama ile kaydedilir; fotoğraf/scan eklenebilir. Onaydan geçen her kalem, bordro özeti içinde mahsup mantığıyla düşülür. Böylece kişi bazında kalan avans bakiyeleri ve masraf toplamları anlık olarak raporlanır.

Raporlama: Maliyet ve Şeffaflık

Yönetim ekranında; şube bazlı toplam maaş, kişi başına ortalama maliyet, avans bakiye listesi, masraf dağılımı ve prim ödemeleri tek bakışta görülebilir. Ayrıca kasiyer tahsilat raporları, iade–indirim etkileri ve satış/kalite bazlı basit KPI’lar yer alır. Raporlar tarih ve şube filtreleri ile daraltılır; Excel/PDF dışa aktarımlarıyla paylaşım ve denetim kolaylaşır.

Excel/PDF Çıktıları

• Excel: Bordro özetlerini, personel/şube filtreleri ile birlikte indirin; kolonları (net, brüt, avans, masraf, prim) ihtiyaca göre seçin.
• PDF: Logo, üst/alt bilgi, sayfa numarası ve tarih damgasıyla paylaşılabilir rapor; gizlilik etiketi ekleyin (örn. “İç Kullanım”).
• Yerel biçimler: Tarih ve para birimi yerel ayarlara uygun; Türkçe karakter desteği (UTF-8) sağlanır.

Çoklu Şube Senaryoları

Merkez; tüm şubelerin personel maliyetini konsolide görür. Şubeler yalnızca kendi ekipleri üzerinde işlem yapar. Farklı şubelerdeki ek/kesinti kalemleri ve prim oranları farklı tanımlanabilir; raporlarda bu farklar “etiket” olarak görünür. Böylece karşılaştırmalar adil ve açıklanabilir hale gelir.

Güvenlik, Yetkilendirme ve KVKK

• Rol bazlı erişim: Kimler kart düzenler, kimler ödeme ekler/indirir? Bordro ve masraf çıktıları yalnızca yetkili kişilerce görüntülenir.
• Denetim izi: Kayıt ekleme/silme/düzenleme hareketleri kullanıcı ve zaman damgasıyla saklanır.
• Veri minimizasyonu: Yalnızca gerekli alanlar tutulur; hassas veriler maskeleme/anonimleştirme politikalarıyla korunur.

Operasyonel İpuçları

• Standart başlıklar: Ek/kesinti (yol, yemek, prim, avans, masraf) için sabit sözlük kullanın; raporlar tutarlı olur.
• Onay kademeleri: Avans ve masrafta tek/çift onay kurgusu; belirli tutar üstünde ikinci onay önerilir.
• Ödeme günleri: Maaş günü ve ara ödeme (avans) günlerini takvime sabitleyin; hatırlatmalarla disiplin sağlayın.
• Şablon çıktılar: Excel/PDF şablonlarını logo, başlık ve tarih standardıyla oluşturun; denetimde zaman kazanırsınız.
• Basit prim formülleri: Anlaşılır oranlarla başlayın; iade/indirim etkisini gözeten katsayı ekleyin.

Sektörel Örnekler

Kuru Temizleme & Terzi

Kasiyerler için tahsilat üzerinden küçük bir komisyon, ütü/temizlik kalitesinde düşük iade oranına sabit prim eklenebilir. Avans/masraf süreçlerinde kıyafet ve sarf malzemesi gibi kalemler sınıflandırılarak, kişi bazlı maliyet daha net takip edilir.

Halı Yıkama

Adresten alım yapan ekiplerin masrafları (yakıt, ambalaj, temizlik kimyasalı) ayrı kategorilerde toplanır. Gelir ve maliyet birlikte incelenerek kişi başına katkı görünür. Yoğun sezonlarda prim oranları geçici olarak güncellenebilir.

Lostra

Ek hizmet (boya, taban değişimi) satışına basit komisyon kurgusu uygulanabilir. Personelin masraf fişlerini mobil foto ile eklemesi, belgesiz masraf girişlerini azaltır.

Oto Yıkama

Paket/abonelik yenilemesinde komisyon verilebilir. Masraf kalemleri (temizlik malzemesi, sarf) standart başlıklarla toplanır; şube bazlı maliyet kıyasları aylık PDF raporuna eklenir.

SSS (Sık Sorulan Sorular)

Vardiya/izin takibi yapmıyoruz, sistem yine de işimize yarar mı?
Evet. Bu modül vardiya/izin olmadan çalışır; odak noktası personel kayıtları, maaş planı, ödeme geçmişi, avans–masraf ve opsiyonel primdir.

Puantaj yoksa prim nasıl hesaplanır?
Satış, tahsilat veya iade oranı gibi kolay ölçülen göstergelere bağlayabilirsiniz. Basit oran ve üst/alt sınır kuralı önerilir.

Excel/PDF çıktıları güvenli mi?
Erişim yetkisine bağlıdır. İndirme işlemleri loglanır; PDF’e gizlilik etiketi ve tarih damgası ekleyebilirsiniz.

Farklı şubelerde farklı maaş/prim kuralları olabilir mi?
Evet. Şube bazlı ek/kesinti başlıkları ve oranlar ayrı tanımlanır; raporda şube etiketi ile ayırt edilir.

Masraf fişleri nasıl doğrulanır?
Fotoğraf/scan eklenebilir; onaylı masraf kalemleri bordro kapanışında otomatik mahsup edilir.