Merkezden yönetim, şube yetkileri, ortak veri ve harita ile tüm şubeleri tek panelden kontrol edin.
Kuru temizleme, halı yıkama, terzi, lostra ve oto yıkama gibi hizmet işletmeleri bir şube ile başlayıp kısa sürede birden fazla noktaya yayılabiliyor. Ancak şube sayısı arttıkça stok, personel, teslimat planı, kasa ve müşteri hizmetleri gibi konuları kontrol etmek güçleşiyor. Çoklu Şube Yönetimi modülü; tüm şubeleri tek panelden izleyip yönlendirebilmenizi sağlar. Böylece operasyonlarınız standardize olur, verimlilik artar, finans ve müşteri deneyimi şube bazında ama merkez stratejisine uygun şekilde yönetilir.
Modül; müşteri, sipariş, ürün/etiket, fiyat, kampanya ve faturalama gibi verileri ortak bir veri modelinde tutar. Merkez panelinden hangi şubede ne kadar sipariş alındığını, kaçının hazır ya da teslim durumunda olduğunu anlık görebilirsiniz. Şubelere özel fiyat listeleri veya promosyonlar tanımlarken, temel iş kurallarını (teslimat SLA, zorunlu alanlar, iade prosedürü) tüm şubelerde eşit şekilde uygularsınız. Merkezden değiştirilen kurallar, şube panellerine anında yansır.
Verinin bütünleşik olması önemli olduğu kadar kim, neyi görebilir? sorusunun net yanıtı da önemlidir. Rol bazlı yetkilendirme ile şube yöneticileri yalnızca kendi şubelerinin verilerini görür; merkez yöneticileri ise tüm şubeleri izler. Muhasebe rolü fatura ve tahsilat ekranlarına erişebilirken, saha teslim ekipleri yalnızca kendilerine atanmış siparişleri ve rotaları görüntüler. Böylece hem performans hem de veri güvenliği korunur.
Her şubenin demografik yapısı ve rekabet koşulları farklı olabilir. Modül, şube bazlı fiyat listesi ve kampanya tanımlamayı destekler. Örneğin; şehir merkezindeki şubede “gömlek” fiyatını farklı, banliyö şubesinde farklı konumlandırabilirsiniz. Aynı şekilde, 4 getir 3 öde kampanyası sadece belirli şubelerde geçerli olacak şekilde kurgulanabilir. Vergi ve e-belge kurallarında şube bazlı seri/tanım kullanarak kayıtların mevzuata uygun kalmasını sağlayabilirsiniz.
Adresden alım/teslim hizmeti veren işletmeler için şubelerin harita destekli görünürlüğü kritik önemdedir. Sistem; şube bölgeleri ve aktif siparişleri harita üzerinde gösterir. Aynı bölgede biriken siparişleri gruplayarak en verimli rota önerilir. Şube değişse bile müşterinin konumu ve geçmiş sipariş bilgisi ortak veritabanı sayesinde anında erişilir. Teslimata çıkacak sürücü, mobil cihazından kendi şube bölgesine ait rotayı görüntüler ve sipariş statülerini sahadan günceller.
Çoklu Şube Yönetimi, sipariş kabulünden teslimata kadar tüm adımları birbirine bağlı çalıştırır. Şubede açılan sipariş, etiket yazdırma ile ürünle eşleşir; ürün başka şubede işlenecekse transfer kaydı oluşturulur ve zincir izlenebilirliği bozulmadan ilerler. Şube kasasında yapılan tahsilatlar merkezi kasaya akarken, e-Fatura/e-Arşiv entegrasyonu ile her şubede kesilen belgeler merkezden de izlenebilir. Yazar kasa POS ve online ödeme entegrasyonlarıyla, ödeme türü ne olursa olsun tutarlar şube ve merkez finans raporlarına otomatik düşer.
Özellikle halı yıkama ve terzi gibi alanlarda, bazı işler belirli şubede yoğunlaşabilir. Modül, şubeler arası transfer özelliği ile siparişleri iş yüküne göre dengeler. Ürün kabul edildiği şubeden başka bir şubeye veya üretim tesisine aktarılabilir; transfer etiketiyle süreç takip edilir. Havuz mantığı ile bir şube yoğunken diğer şube boşta ise sistem otomatik öneri yapabilir. Bu sayede dar boğazlar giderilir, toplam teslim süresi kısalır.
Çoklu şube yapılarında yönetim, karar almak için karşılaştırmalı metriklere ihtiyaç duyar. Panelde; şube bazlı ciro, adet, ortalama sepet, işlem başı süre, yeniden işleme oranı, müşteri şikayet sayısı, vadesi geçen bakiye gibi KPI’lar sunulur. Dönemsel hedef ve gerçekleşen değerler yan yana görünür; düşük performanslı şubelerde kök neden analizi yapılıp aksiyon planı çıkarılır. Tüm raporlar Excel/PDF’e tek tıkla aktarılabilir.
Her şubenin personeli ayrı takip edilir; ancak merkez performans ve maliyetleri tek ekranda görür. Çalışanların performansı (okutma sayısı, işlem hızı, iade oranı, müşteri geri bildirimleri) ölçülür. Yeni personel için eğitim kontrol listeleri ve iş güvenliği hatırlatmaları planlanabilir. Vardiya planları şube bazında yapılırken, merkez olağan dışı yoğunluklarda geçici görevlendirme yapabilir.
Temizlik kimyasalları, ambalaj malzemeleri, barkod ruloları gibi sarf kalemleri şube bazında takip edilir. Minimum stok seviyeleri belirlenir; altına düşen kalemler için uyarı alınır. Merkez toplu satın alma yapıp şubelere paylaştırabilir. Stok tüketim raporları, şubedeki israf veya hatalı kullanım alanlarını ortaya çıkarır.
Müşteri araması geldiğinde, arayan numara hangi şubeye düşerse düşsün sistem screen-pop ile müşteri kartını açabilir. Müşteri başka şubeden daha önce işlem yapmışsa dahi geçmiş kayıtlara merkezi veritabanından erişilir. Bu sayede çağrıyı yanıtlayan personel, hangi şubede olursa olsun müşteriyi tanır ve tek seferde çözüm üretir. Şubeler arası arama yönlendirme kurallarıyla müşteri hiç beklemeden doğru ekibe bağlanır.
Çok şubeli yapılarda kaliteyi istikrarlı kılmak için standart operasyon prosedürleri (SOP) gereklidir. Modül; kabul, ayrıştırma, yıkama/işleme, kalite kontrol, paketleme, teslim ve iade gibi başlıklar için kontrol listeleri sunar. Şube denetimleri sırasında bu listeler üzerinden puanlama yapılabilir; eksikler için görevler atanır ve takip edilir.
İnternet kesintilerinde şubeler iş yapmaya devam etmelidir. Sistem; geçici offline modda kritik ekranların çalışmasına izin verir, veriler lokal önbellekte tutularak bağlantı geldiğinde otomatik senkronize edilir. Böylece kasa işlemleri, sipariş kabul ve statü güncellemeleri aksamaz.
Tüm şubelerde müşteri verilerinin korunması ve erişimlerin kayıt altına alınması zorunludur. Rol bazlı erişim, iki-aşamalı doğrulama, güçlü parola politikası ve denetim kayıtları (audit log) ile güvenlik sağlanır. İletişim izinleri (SMS/WhatsApp/e-posta) şube fark etmeksizin tek merkezde yönetilir ve loglanır. Talep halinde unutulma hakkı kapsamındaki işlemler merkezden uygulanabilir.
Franchise ya da bayilik modeli olan yapılarda, her şube bağımsız şirket olabilir ama ortak bir platformda çalışmak isteyebilir. Modül; tenant kurgusunu destekleyerek her şirketin kendi e-belge/mali ayarlarıyla çalışmasına olanak tanırken, marka düzeyinde standart ekranlar ve raporlar sunar. Böylece hem bağımsızlık hem bütünlük korunur.
Çoklu Şube Yönetimi, büyüyen hizmet işletmelerinin kontrol, hız ve standart ihtiyacına yanıt verir. Tüm şubeleri tek panelden izleyerek; sipariş, etiket, faturalama, stok ve teslimat süreçlerini ortak akışta birleştirirsiniz. Rol bazlı yetkilendirme ve güçlü raporlama ile kararlarınızı veriye dayalı alır; şubeler arası dengesizlikleri hızla düzeltirsiniz. Sonuç; hatasız ve şeffaf operasyon, yüksek müşteri memnuniyeti ve sürdürülebilir kârlılıktır.
Aktif Müşteri Mağaza POS Yazılımını ücretsiz demo hesabı ile oluşturun ve 15 gün boyunca hiçbir ücret ödemeden deneyin!
