Lostra Programı: Boya, Bakım ve Onarım Süreçlerinde Etiketli Takip, Onay ve Hızlı Kasa

Ayakkabı, çanta ve deri ürün bakım/onarım hizmeti veren işletmelerde süreçler görünenden daha karmaşıktır: ürün kabulünde doğru tanım yapmak, renk–malzeme uyumunu kayda geçirmek, fiyat farkı gerektiren işlemler için onay almak, parçaları karıştırmadan takip etmek, zamanında teslim etmek ve sonunda doğru fatura–tahsilat akışını tamamlamak gerekir. Lostra programı bu zinciri uçtan uca dijitalleştirir. İş emri, foto–not, onay bağlantısı, barkod/QR etiketli takip, hazır bildirimi, hızlı kasa, kampanya–sadakat ve e-Fatura/e-Arşiv süreçleri tek panelde buluşur.

İş Emri: Doğru Tanım, Sorunsuz Süreç

Her ürün için bir iş emri açılır. İş emri; ürün türü (ayakkabı, çizme, bot, çanta, kemer), malzeme (deri, süet, nubuk, suni deri, tekstil), renk, numara/ölçü, marka, şikayet/istek ve özel uyarılar alanlarını içerir. “Topuk kaplama”, “taban değişimi”, “boya–renk yenileme”, “fermuar değişimi”, “kenar sıyrık düzeltme” gibi iş kalemleri satır olarak eklenir; her satırın fiyatı, süre tahmini ve opsiyonel garanti notu kaydedilir. Böylece atölye tarafı açık ve tekrarlanabilir talimatlarla çalışır.

Foto–Not ve Onay Bağlantısı

Kabulde ürünün mevcut durumu en az bir fotoğraf ile belgelenir. Çatlak, derin çizik, dikiş atması, boya dökülmesi gibi bölgeler işaretlenebilir. Ek işlem veya malzeme farkı gerekiyorsa müşteriye onay bağlantısı (WhatsApp/SMS) gönderilir. Müşteri linkten “kabul/ret” yanıtı verdiğinde iş emri otomatik güncellenir; fiyat farkı cariye yansır. Bu şeffaflık iade ve itiraz riskini düşürür.

Barkod/QR Etiket ile Parça Takibi

Karışıklıkların en yaygın nedeni, aynı gün gelen benzer ürünlerdir. Barkod/QR etiket ile her ürün benzersiz bir kimlik alır. Etiket; ürün torbasına ya da iç bağa sabitlenir. Atölyede “işleme alındı → bakım/onarım → kalite kontrol → paketleme → hazır” adımları toplu veya tek tek okutularak ilerletilir. Raf/teslim eşlemesi sayesinde doğru ürün saniyede bulunur.

Renk Kartelası ve Malzeme Rehberi

Boyada tutarlılık için sisteme renk kartelası ve malzeme rehberi tanımlanabilir. “Siyah 9001”, “Kahve 3210” gibi kodlar iş emrine bağlanır; kullanılan boyanın lot/seri bilgisi notlanabilir. Süet ve nubuk için farklı boya–bakım protokolleri tanımlanır; atölye ekranı doğru adımları hatırlatır.

Hızlı Kasa ve Çoklu Ödeme

Teslimde kasa ekranı tek sayfada çoklu ödemeyi (POS, nakit, online link) destekler. Depozito/kapora aldıysanız, kalan bakiye otomatik hesaplanır. PayTR/iyzico üzerinden ödeme linki ile tahsilat yapılabilir; sonuç anında cariye yazılır. İade/mahsup senaryolarında cari hareket ve e-belge akışı tutarlı ilerler.

e-Fatura & e-Arşiv ve Garanti Notları

Faturalama tek tıkla iş emrinden oluşur. Garanti notları (ör. “boya/kaplama 3 ay garanti”) fatura altına otomatik eklenir. İptal–iade durumunda düzeltme belgesi ve iade hareketleri aynı ekranda görünür; belge linki müşteriye iletilir.

Hazır Bildirimi, Teslimat ve Müşteri İletişimi

Ürün hazır olduğunda müşteriye WhatsApp/SMS ile bilgilendirme gider. Mesajda şube, çalışma saatleri, raf numarası ve ödeme durumu yer alır. Teslim anında imza/foto kanıt kaydedilebilir. Müşteri memnuniyet puanı kısa bir anketle toplanır; negatif puanlar yöneticilere uyarı olarak düşer.

Kampanya & Sadakat: Tekrar Satışın Anahtarı

Lostra müşteri davranışı periyodiktir. Kampanya motoru ile “2. çift %20”, “3 ürün sabit fiyat”, “bakım + boya paketi”, “lojyalite puanı/bonus” gibi kurgular oluşturabilirsiniz. Süre, şube ve ürün kurallarını belirleyerek marjınızı korursunuz. Paket kampanyaları (ör. “Sezon bakım paketi”) ön ödemeli satılabilir; kullanım bakiyesi müşteri kartında görünür.

Çoklu Şube Yönetimi

Merkez; fiyat listeleri, kampanya ve yetkileri tüm şubeler için tek panelden yönetir. Şubeler canlı akışta izlenir; performans ve iade oranları karşılaştırılır. Kullanıcı rol/izinleriyle kasa–atölye–yönetici ekranları ayrıştırılır; tutar/telefon gibi hassas alanlar maske ile korunur.

Raporlama: Operasyon, Finans ve Kalite

Güncel panolarda aşağıdakiler izlenir: günlük sipariş, ortalama tamamlama süresi, en çok yapılan işlem türleri (boya, taban değişimi, topuk), iade oranı, şikayet konusu, personel başına üretkenlik, ortalama sepet, kampanya etkisi. Raporlar Excel/PDF olarak dışa aktarılır; sezon karşılaştırmaları yapılır.

Online Sipariş ve Müşteri Portalı

Müşteri portalı ile iş emri oluşturulabilir, foto yüklenebilir ve onay verilebilir. Durum takibi ve e-belge görüntüleme tek bağlantıda toplanır. Online siparişte depozito alınabilir; randevu ve teslim tarihleri seçtirilebilir.

Güvenlik & Yetkilendirme

Rol tabanlı yetki (RBAC), menü/kayıt/alan düzeyi kısıtlar, denetim izleri ve iki adımlı doğrulama ile veriler korunur. Excel/PDF indirmelerine filigran ve tarih damgası eklenebilir. Cihaz/IP kısıtları opsiyoneldir.

En İyi Uygulamalar

• İş emrinde malzeme–renk–iş kalemi üçlüsünü mutlaka doldurun; geri dönüp foto karşılaştırması yapın.
• Onay gerektiren işlemlerde fiyat farkı ve süre bilgisi net olsun; bağlantı ile onay alın.
• Raf eşlemesi ve teslim–hazır durumlarında mutlaka okutma yapın; yanlış teslimi önleyin.
• Kampanyaları kullanım sınırı ve marj kuralı ile yayınlayın; çakışmaları kural motoruyla yönetin.

SSS

Boyada renk tutmazsa? İş emrindeki renk kodu ve foto referanslarıyla düzeltme önerisi sunulur; müşteri onayıyla tekrar işlem planlanır.

Çiftten biri kaybolursa? Etiketli takip ve raf eşlemesi ile son görüldüğü adım raporda çıkar; teslim edilene kadar kasa kapanmaz.

Garanti nasıl işlenir? İş kaleminde garanti süresi tutulur; iade/tekrar işlemde garanti tespit raporu oluşur.